Algemene voorwaarden zijn niet verplicht. Gebruik je ze wel, dan gelden ze alleen als je drie dingen goed doet. Je verklaart ze van toepassing, je geeft ze op tijd aan je klant, en je zorgt dat er niets in staat wat de wet onredelijk noemt. Gaat er in die volgorde iets mis, dan kan je klant je voorwaarden vernietigen en val je terug op de wet.
Stap één: je algemene voorwaarden van toepassing verklaren
Je moet vóór of bij het sluiten van de overeenkomst duidelijk maken dat je voorwaarden gelden. Bij een offerte zet je dat in de offerte zelf, niet pas op de factuur. Bij een webshop laat je de klant aanvinken dat hij akkoord gaat.
Verwijzen op de factuur is te laat. De overeenkomst is dan al gesloten, dus die voorwaarden maken er geen deel meer van uit. Dit is de meest gemaakte fout bij zzp’ers die per e-mail offreren.
Stap twee: je algemene voorwaarden ter hand stellen
Je klant moet je voorwaarden kunnen lezen voordat hij ja zegt. Dat heet ter hand stellen, en het is een informatieplicht.
In de praktijk betekent dat: stuur de voorwaarden als pdf mee met je offerte. Een link naar je website is in veel gevallen niet genoeg. Sluit je de overeenkomst wel volledig online, dan mag je ze digitaal beschikbaar stellen, mits je klant het document kan opslaan of afdrukken.
Kun je ze redelijkerwijs niet vooraf geven, bijvoorbeeld bij een telefonische opdracht, dan mag je verwijzen naar voorwaarden die bij de Kamer van Koophandel of bij de rechtbank zijn gedeponeerd. Je moet dan wel zeggen dat ze zijn gedeponeerd én dat je ze op verzoek toestuurt.
Deponeren vervangt het versturen dus niet. Dat is het grootste misverstand rond algemene voorwaarden. Deponeren is niet verplicht en is vooral nuttig als bewijs: het legt vast welke versie op welke datum gold. Wie kan aantonen dat hij zijn voorwaarden heeft meegestuurd, heeft dat bewijs niet nodig.
Bewaar daarom per opdracht wat je hebt verstuurd en wanneer. Een bevestigingsmail met de pdf erbij is genoeg. Werk je vaker voor dezelfde klant, dan hoef je ze niet elke keer opnieuw te sturen, maar bij een wijziging wel.
Stap drie: de inhoud van je algemene voorwaarden mag niet onredelijk zijn
In het Burgerlijk Wetboek staan twee lijsten. Op de zwarte lijst staan bepalingen die tegenover een consument altijd onredelijk bezwarend zijn. Op de grijze lijst staan bepalingen waarvan dat wordt vermoed; die mogen wel, maar als het erop aankomt moet jij bewijzen dat ze in jouw situatie redelijk zijn.
Wat er misgaat, is meestal een van deze drie. Je aansprakelijkheid volledig uitsluiten. Het recht van je klant om de overeenkomst te ontbinden wegnemen. Of een klachttermijn hanteren die zo kort is dat er niets meer te klagen valt.
Die lijsten gelden tegenover consumenten. Werk je uitsluitend voor zakelijke klanten, dan is de bescherming kleiner, maar niet weg: ook een zakelijke klant kan een beding vernietigen als het onredelijk bezwarend is.
Als zzp’er ben je zelf ook beschermd tegen algemene voorwaarden
Dit is de kant die vrijwel nooit wordt genoemd, en voor jou weegt hij zwaarder dan je eigen voorwaarden.
Grote ondernemingen kunnen zich niet op vernietigbaarheid beroepen: de wet gaat ervan uit dat zij de voorwaarden van hun leverancier kunnen lezen en er iets tegenover kunnen stellen. Kleine ondernemers en zzp’ers kunnen dat wel. En via de zogeheten reflexwerking kan een rechter besluiten dat de consumentenregels ook voor een kleine ondernemer gelden, als die feitelijk in een vergelijkbare positie zit.
Krijg je dus een opdracht met voorwaarden waarin je aansprakelijkheid onbeperkt wordt gemaakt of waarin een absurde boeteclausule staat, dan is dat niet automatisch geldig omdat jij hebt getekend. Laat het bij een geschil beoordelen in plaats van het meteen te accepteren.
Botsende algemene voorwaarden: wiens set geldt?
Jij verwijst naar jouw voorwaarden, je opdrachtgever verwijst naar de zijne. Wie wint?
In de hoofdregel gelden de voorwaarden van degene die er als eerste naar verwees, tenzij de ander die uitdrukkelijk van de hand wijst. Dat afwijzen moet expliciet gebeuren en niet door alleen naar je eigen voorwaarden te verwijzen.
Praktisch: zet in je offerte dat jouw voorwaarden van toepassing zijn en dat je die van de opdrachtgever uitdrukkelijk van de hand wijst. Doet je opdrachtgever dat ook, dan is het onderhandelen en niet iets wat je met een zin in een sjabloon wint.
Wat er in je algemene voorwaarden hoort te staan
De inhoud verschilt per vak, maar dit komt bij vrijwel elke zzp’er terug: je betalingstermijn, wat er gebeurt bij te laat betalen, de omvang van je aansprakelijkheid, wat je doet bij meerwerk, hoe een opdracht kan worden geannuleerd, en wie eigenaar wordt van wat je oplevert.
Die eerste twee hangen samen met de wettelijke regels over betalen. Welke termijn je mag hanteren, wanneer je klant van rechtswege in verzuim is en wat je dan mag rekenen, lees je in ons artikel over de betalingstermijn van een factuur. Waar je voorwaarden en je factuur elkaar raken, staat in wat er op een factuur moet staan, en een factuur die aan die eisen voldoet maak je met onze gratis factuurgenerator.
Loopt het toch mis en kom je in een conflict terecht, dan is de vraag of je daarvoor verzekerd bent. Zie welke verzekeringen je als zzp’er nodig hebt voor de rechtsbijstandverzekering.
Kopieer geen voorwaarden van een ander bedrijf. Er rust auteursrecht op, en je neemt bepalingen over die op jouw werk niet aansluiten. Veel brancheverenigingen hebben voorwaarden voor hun vakgebied; ben je lid, dan is dat een betere basis.
Je algemene voorwaarden wijzigen
Bij een nieuwe opdracht stuur je gewoon de nieuwe versie mee. Bij een doorlopende overeenkomst, zoals een abonnement of een onderhoudscontract, gelden er aparte regels: je moet je klant informeren en hem de gelegenheid geven te reageren.
Zet een versiedatum in je document en bewaar de oude versies. Ontstaat er een geschil over een opdracht van twee jaar geleden, dan gaat het om de voorwaarden zoals die toen luidden, niet om de versie die nu op je site staat. Hoelang je wat bewaart, staat bij hoelang je je boekhouding bewaart.
Veelgestelde vragen over algemene voorwaarden
Ben ik verplicht algemene voorwaarden te hebben?
Nee. Zonder voorwaarden gelden de wettelijke regels tussen jou en je klant. Sommige brancheorganisaties verplichten hun leden wel om voorwaarden te gebruiken.
Is het genoeg om op mijn factuur naar mijn algemene voorwaarden te verwijzen?
Nee, dat is te laat. De overeenkomst is bij het versturen van de factuur al gesloten. Verwijs in je offerte en stuur de voorwaarden daar meteen bij.
Moet ik mijn algemene voorwaarden deponeren bij de KvK?
Nee, deponeren is niet verplicht en het vervangt het verstrekken niet. Het is nuttig als bewijs van welke versie op welke datum gold, en als uitweg wanneer je de voorwaarden redelijkerwijs niet vooraf kunt geven.
Gelden de zwarte en grijze lijst ook bij zakelijke algemene voorwaarden?
Die lijsten zijn geschreven voor consumenten. Een kleine ondernemer kan er via reflexwerking soms toch een beroep op doen. Een onredelijk bezwarend beding kan tegenover een zakelijke klant sowieso worden vernietigd.
Mijn opdrachtgever verwijst naar zijn eigen algemene voorwaarden. Wat nu?
In de hoofdregel gelden de voorwaarden van wie er als eerste naar verwees, tenzij de ander ze uitdrukkelijk van de hand wijst. Zet die afwijzing dus expliciet in je offerte als je op jouw voorwaarden wilt kunnen terugvallen.
De informatie op deze pagina is algemeen en indicatief en is geen juridisch advies. De regels over algemene voorwaarden staan in Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek; de uitleg hierboven is gebaseerd op de voorlichting van Ondernemersplein en KVK. Gaat het om een groot contract of een lopend geschil, leg je situatie dan voor aan een jurist.
