Op een factuur horen je eigen naam en adres, die van je klant, je btw-identificatienummer en je KvK-nummer. Daarbij komen de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, een omschrijving van wat je hebt geleverd en de datum waarop je dat deed. Tot slot het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Dat is de volledige lijst van de Belastingdienst. Hieronder staat per onderdeel waar het misgaat, en welk nummer je beter niet op je factuur zet.
De verplichte gegevens op een rij
- Je volledige naam en adres, en die van je klant. Een postbusnummer is niet genoeg: het gaat om het adres waar de onderneming feitelijk gevestigd is.
- Je btw-identificatienummer.
- Je KvK-nummer.
- De factuurdatum.
- Een opeenvolgend factuurnummer. Elk nummer mag maar een keer voorkomen.
- Wat je hebt geleverd. Bij goederen: wat en hoeveel. Bij diensten: welke dienst en wat de omvang was.
- De datum waarop je hebt geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
- Het bedrag exclusief btw. Lever je met verschillende btw-tarieven, dan vermeld je die bedragen apart.
- Het btw-tarief dat op jouw levering van toepassing is.
- Het btw-bedrag.
Ontbreekt er iets, dan heeft je klant formeel geen geldig bewijsstuk om de btw af te trekken. In de praktijk merk je dat doordat zijn boekhouder je factuur terugstuurt.
Het nummer dat je niet op je factuur wilt zetten
Dit is de fout die het meest voorkomt bij eenmanszaken, en hij heeft een privacygevolg.
Als eenmanszaak heb je twee nummers. Je btw-identificatienummer is het nummer dat op je factuur hoort en dat je klant mag zien. Daarnaast heb je een omzetbelastingnummer, en dat is afgeleid van je burgerservicenummer. Dat tweede nummer is uitsluitend bedoeld voor je communicatie met de Belastingdienst.
Zet je per ongeluk je omzetbelastingnummer op je factuur, dan geef je je burgerservicenummer prijs aan iedereen die de factuur onder ogen krijgt. Controleer dus welk van de twee in je factuursjabloon staat, en herstel het meteen als het het verkeerde is.
Het factuurnummer is strenger dan je denkt
Je nummert je facturen opeenvolgend en elk nummer komt maar een keer voor. Je mag met meerdere reeksen werken, bijvoorbeeld een reeks per jaar of per handelsnaam, zolang elke factuur eenduidig te identificeren is.
Een gat in de reeks is een probleem. Loopt je nummering van zevenentwintig naar dertig, dan is de vraag wat er met factuur achtentwintig en negenentwintig is gebeurd. Meestal is dat een vergissing, maar bij een controle moet je het wel kunnen uitleggen. Maak je een fout, herstel die dan met een creditfactuur die verwijst naar de oorspronkelijke factuur, en niet door de foute factuur weg te gooien.
Een creditfactuur is zelf ook een factuur. Die krijgt dus een eigen opvolgend nummer en moet aan dezelfde eisen voldoen.
Wanneer je geen factuur hoeft te sturen
Lever je aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon, dan ben je verplicht een factuur uit te reiken. Lever je aan een particulier, dan hoeft dat meestal niet. Toch is het verstandig het wel te doen: je hebt de factuur zelf nodig voor je administratie en voor je btw-aangifte.
Bij een klein bedrag mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Dat mag als het factuurbedrag inclusief btw niet hoger is dan honderd euro. Je hoeft dan minder gegevens te vermelden. Bij twijfel is de volledige factuur altijd goed.
Bijzondere situaties waarin er iets bij komt
Je doet mee aan de kleineondernemersregeling. Dan breng je geen btw in rekening en ben je niet verplicht een factuur te sturen. Stuur je er wel een, dan vermeld je erop dat je de kleineondernemersregeling toepast en waarom er dus geen btw op staat.
De btw is verlegd. Dan zet je op de factuur dat de btw is verlegd, plus het btw-identificatienummer van je klant. Je brengt zelf geen btw in rekening, dus er staat geen btw-bedrag over het verlegde deel. Je klant geeft die btw aan in zijn eigen aangifte. Wanneer dat speelt en hoe je dat verwerkt, lees je in ons artikel over btw verlegd als zzp’er.
Je levert aan een klant in een ander EU-land. Dan gelden aanvullende eisen en zet je het btw-identificatienummer van je afnemer op de factuur.
Je levert aan de Rijksoverheid. Dan moet je een elektronische factuur sturen. Een pdf per e-mail volstaat daar niet.
Wat je mag toevoegen maar niet hoeft
Je bankrekeningnummer is niet wettelijk verplicht, maar zonder dat nummer kan je klant niet betalen zonder erachteraan te bellen. Een vervaldatum is evenmin verplicht, maar hij maakt duidelijk wanneer je het geld verwacht. Welke termijn je mag hanteren en wat je kunt doen als die verstrijkt, staat in ons artikel over de betalingstermijn van een factuur.
Werk je op uurtarief, voeg dan een urenspecificatie toe met de datum, het aantal uren en wat je in die uren hebt gedaan. Dat is geen eis van de Belastingdienst maar het voorkomt de meeste vragen over je factuurbedrag.
Hoe lang je je facturen moet bewaren
Je facturen horen bij je administratie en die ben je verplicht zeven jaar te bewaren. Voor facturen die over onroerende zaken gaan, zoals een bedrijfspand, is dat tien jaar.
Digitaal bewaren mag. Een factuur die je als pdf per e-mail verstuurt is net zo geldig als een papieren factuur, zolang hij leesbaar is en alle verplichte gegevens bevat. Scan je papieren bonnen in, dan mag je het papier weggooien, mits duidelijk blijft dat het om de echte bon gaat.
Reken die bewaartermijn mee als je een boekhoudprogramma kiest. Een deel van de aanbieders geeft je een vaste hoeveelheid opslag bij het abonnement en rekent voor meer opslag bij, en je archief groeit elk jaar. Wat de aanbieders daarvoor rekenen, zie je in onze vergelijking van boekhoudprogramma’s voor zzp’ers.
Veelgestelde vragen over factuureisen
Is een KvK-nummer verplicht op een factuur?
Ja, je vermeldt het inschrijfnummer waarmee je in het handelsregister staat. Samen met je btw-identificatienummer maakt dat je onderneming identificeerbaar voor je klant en voor de Belastingdienst.
Wat gebeurt er als mijn factuur niet aan de eisen voldoet?
Je klant heeft dan formeel geen geldig bewijsstuk om de btw af te trekken, en de Belastingdienst kan de factuur voor de btw ongeldig verklaren. Zelf blijf je de btw die op de factuur staat wel verschuldigd. Herstel een fout daarom met een creditfactuur die naar de oorspronkelijke factuur verwijst.
Mag ik een factuur digitaal versturen?
Ja. Een pdf per e-mail is geldig zolang de factuur leesbaar is en alle verplichte gegevens bevat. Lever je aan de Rijksoverheid, dan is een elektronische factuur in een vast formaat verplicht en volstaat een pdf niet.
Moet ik een factuur sturen aan een particulier?
Meestal niet. De factuurplicht geldt bij levering aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon. Voor je eigen administratie en je btw-aangifte is het toch verstandig om ook aan particulieren een factuur op te stellen.
Welk btw-nummer zet ik op mijn factuur?
Je btw-identificatienummer, niet je omzetbelastingnummer. Dat laatste is bij een eenmanszaak afgeleid van je burgerservicenummer en hoort alleen thuis in je communicatie met de Belastingdienst.
De regels op deze pagina komen van de Belastingdienst en van Ondernemersplein. Ze zijn algemeen en indicatief en vormen geen persoonlijk fiscaal advies. Twijfel je over jouw situatie, bijvoorbeeld bij levering aan het buitenland, controleer dan de actuele voorwaarden bij de Belastingdienst of leg het voor aan je boekhouder.
