Voor een eenmanszaak is een zakelijke rekening niet wettelijk verplicht. Voor een bv wel. Maar die wettelijke vraag is niet de vraag die de meeste zzp’ers in de problemen brengt: dat is de vraag wat er in de voorwaarden van je eigen bank staat.
Het korte antwoord per rechtsvorm
Heb je een eenmanszaak, een vof, een maatschap of een cv, dan hoef je van de wet geen aparte rekening te openen. De overheid en de Belastingdienst verplichten dat niet. Je mag je privérekening gebruiken voor je zakelijke betalingen.
Heb je een bv of een nv, dan ligt het anders. Dat is een aparte rechtspersoon met een eigen vermogen, en dat vermogen moet gescheiden blijven van jouw privégeld. Een rekening op naam van de vennootschap is daar de enige praktische vorm voor. Hetzelfde geldt voor een stichting of vereniging met volledige rechtsbevoegdheid.
Waar het in de praktijk misgaat
Bij de meeste banken staat in de voorwaarden van een privébetaalrekening dat die alleen voor persoonlijk, niet-zakelijk gebruik is. Dat is geen kleine lettertjes-detail: het betekent dat je bank je rekening mag opzeggen of blokkeren als hij ziet dat er structureel zakelijk verkeer overheen loopt.
Wat er in de praktijk gebeurt, is meestal milder. De bank ziet een reeks zakelijke bijschrijvingen, neemt contact op en vraagt of je alsnog een zakelijke rekening wilt openen. Vervelend is vooral het moment: dat gesprek komt zelden gelegen, en tot die tijd heb je je nummer al op facturen staan die nog openstaan.
Een tweede privérekening openen om die zakelijk te gebruiken is geen oplossing. Ook daarvoor gelden dezelfde voorwaarden.
Wanneer het feitelijk toch moet
Los van de wet zijn er situaties waarin je zonder zakelijke rekening vastloopt. Betaalplatformen zoals de bekende betaaldiensten en de grote verkoopkanalen vragen om een zakelijke betaalrekening voordat ze uitbetalen. Werk je met incasso’s, dan heb je een zakelijke incassomachtiging nodig. En sommige opdrachtgevers weigeren te betalen op een rekening die niet op de bedrijfsnaam staat.
Ook als je btw-plichtig bent, is de scheiding praktisch bijna onmisbaar. De btw die je van klanten ontvangt is geld dat je tijdelijk vasthoudt voor de Belastingdienst, en op een rekening waar ook je boodschappen vanaf gaan, is dat binnen een kwartaal weg. Zie btw-aangifte doen voor hoe die cyclus werkt.
Wat je nodig hebt om er een te openen
De precieze lijst verschilt per bank en per rechtsvorm, maar twee dingen vraagt vrijwel elke bank: een geldig identiteitsbewijs en een uittreksel uit het KVK Handelsregister. Bij een bv komen daar de statuten en het aandeelhoudersregister bij, en soms een organisatieschema als de structuur ingewikkeld is.
Dat uittreksel is meteen het antwoord op de vraag of je een zakelijke rekening kunt openen zonder KVK-inschrijving. In de regel niet: de bank moet je onderneming en de uiteindelijk belanghebbenden kunnen verifiëren, en daar heeft hij dat uittreksel voor nodig. Bij een bv in oprichting maken sommige banken een uitzondering op basis van de conceptstatuten.
Aanbiedingen die beloven dat het wél kan zonder KVK, gaan in de praktijk vrijwel altijd over een privérekening die zakelijk wordt gebruikt. Dat is precies het probleem uit de vorige paragraaf, met een ander etiket erop.
Hoe snel het gaat
Bij de online aanbieders kun je de aanvraag doorgaans volledig digitaal doen en soms binnen een dag klaar zijn. Bij de grootbanken duurt het meestal langer, omdat het klantonderzoek dat elke bank verplicht moet doen daar zwaarder is ingericht. Hoelang precies verschilt per aanbieder en per situatie, en het is een van de weinige dingen die banken zelf zelden hard publiceren. Wij nemen zo’n doorlooptijd daarom niet in onze vergelijking op zolang de aanbieder er zelf geen uitspraak over doet.
Praktisch: vraag de rekening aan zodra je inschrijving bij de KVK rond is, en wacht niet tot je eerste factuur eruit moet.
Wat het kost, en wat het oplevert
De kosten van een zakelijke rekening zijn aftrekbare zakelijke kosten. Daar staat tegenover dat de tarieven flink uiteenlopen, en dat het goedkoopste pakket op de maandprijs niet automatisch het goedkoopste is in gebruik: een deel van de aanbieders rekent per transactie.
Wat er voor jouw gebruik uitkomt, reken je door in de vergelijking van zakelijke rekeningen. Zoek je specifiek een pakket met lage vaste lasten, kijk dan bij de beste zakelijke rekening. En let bij de aanbieders zonder maandbedrag op de depositogarantie: niet elke partij die een zakelijke rekening aanbiedt, is een bank.
Als je toch je privérekening gebruikt
Het mag bij een eenmanszaak, dus als je net begint en nog weinig omzet hebt, is het te verdedigen. Houd het dan wel schoon. Gebruik een rekening waar zo min mogelijk privéverkeer overheen gaat, boek elke zakelijke uitgave apart in je administratie, en houd bij welk deel van het saldo eigenlijk btw is.
Je administratie moet hoe dan ook controleerbaar zijn. Dat wordt aanzienlijk lastiger als de boodschappen tussen de facturen door lopen, en die tijd win je niet terug. Zie ook je boekhouding zelf doen of uitbesteden.
Veelgestelde vragen
Is een zakelijke rekening verplicht voor een zzp’er?
Niet wettelijk, als je een eenmanszaak hebt. Wel verbieden de meeste banken in hun voorwaarden dat je een privérekening zakelijk gebruikt, en dat is in de praktijk de reden dat vrijwel iedereen er toch een neemt.
Mag ik mijn privérekening gebruiken voor mijn bedrijf?
Van de wet mag het bij een eenmanszaak of vof. Of het van je bank mag, staat in de voorwaarden van die rekening. Meestal staat daar dat het niet mag.
Kan ik een zakelijke rekening openen zonder KVK-nummer?
In de regel niet. Vrijwel elke bank moet je onderneming en de uiteindelijk belanghebbenden kunnen verifiëren, en daar is het uittreksel uit het Handelsregister voor. Aanbiedingen die beloven dat het wel kan, gaan vrijwel altijd over een privérekening met een zakelijk etiket.
Is een zakelijke rekening verplicht voor een bv?
Ja, in de praktijk wel. Een bv is een aparte rechtspersoon met een eigen vermogen, dat gescheiden moet blijven van je privégeld. Een rekening op naam van de bv is daarvoor het uitgangspunt.
Kan ik als minderjarige een zakelijke rekening openen?
Inschrijven bij de KVK kan onder voorwaarden, maar voor het openen van een rekening heb je meestal toestemming van een ouder of voogd nodig. Per bank verschilt of dat mogelijk is, dus vraag het vooraf na in plaats van de aanvraag te doen en af te wachten.
