De basisgegevens uit je administratie bewaar je zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken is dat tien jaar. Die twee termijnen zijn het korte antwoord; het lastige zit in de vraag wát er onder de basisgegevens valt en wanneer de klok begint te lopen.
Wat de basisgegevens zijn
De Belastingdienst rekent daartoe onder meer je grootboek, je debiteuren- en crediteurenadministratie en je in- en verkoopadministratie. In de praktijk komt het erop neer dat alles wat je cijfers onderbouwt eronder valt: je verkoopfacturen, je inkoopfacturen en bonnen, je bankafschriften en je contracten.
Voor de ondernemersaftrek hoort daar ook je urenregistratie bij, en als je een auto zakelijk of juist privé gebruikt je kilometerregistratie. Dat zijn precies de stukken die mensen niet als boekhouding zien en dus als eerste kwijtraken. Zie het urencriterium voor waarom die registratie zwaar weegt.
De langere termijn
Gegevens over onroerende zaken en rechten daarop bewaar je tien jaar. Dat heeft te maken met de herzieningstermijn voor de aftrek van voorbelasting op een pand: zolang die loopt, moet de onderbouwing er nog zijn.
Diezelfde langere termijn geldt als je via het eenloketsysteem levert aan klanten in andere EU-landen die zelf geen btw-aangifte doen. Verkoop je digitale diensten in de EU, dan is dat het geval waar je op moet letten.
Wanneer de termijn begint
Niet op de factuurdatum, maar op het moment dat een gegeven zijn actualiteitswaarde verliest. Een contract dat vier jaar loopt, hoort die vier jaar gewoon bij je lopende administratie. Pas daarna begint de bewaartermijn te lopen.
Dat betekent dat een langlopend contract in de praktijk veel langer bewaard moet blijven dan zeven jaar na ondertekening. Reken dus vanaf het einde van de looptijd terug, niet vanaf de datum die erop staat.
Digitaal bewaren mag, maar met eisen
Je mag je administratie digitaal bewaren, en het uitgangspunt is dat je gegevens in hun originele vorm bewaart. Een factuur die je digitaal hebt ontvangen, bewaar je dus digitaal; hem uitprinten en het bestand weggooien is niet hetzelfde.
De eis die het vaakst wordt onderschat: je administratie moet bij een controle bruikbaar zijn. Dat geldt ook voor de programma’s en bestanden waarmee je die administratie voert. Een map met losse pdf’s is niet altijd genoeg als de samenhang eruit is.
Dat is meteen een praktisch argument voor boekhoudsoftware: die bewaart de onderlinge samenhang tussen factuur, boeking en aangifte, en houdt de gegevens ook na een jaarafsluiting toegankelijk. Doe je het zelf, zorg dan voor een export die zonder dat programma leesbaar blijft. Zie ook je boekhouding zelf doen of uitbesteden.
Twee dingen die vaak misgaan
Stoppen met je onderneming heft de bewaarplicht niet op. Schrijf je je uit bij de KVK, dan blijf je verplicht de administratie de rest van de termijn te bewaren. Zet die stukken dus ergens waar je ze over jaren nog terugvindt.
Facturen die je alleen als download hebt. Maak je facturen met een gratis online tool, dan bewaart die tool ze meestal niet voor je. Sla de pdf zelf op zodra je hem hebt gemaakt. Dat geldt ook voor onze eigen factuurgenerator: die draait volledig in je browser en bewaart niets.
Persoonsgegevens en de bewaarplicht
De fiscale bewaarplicht is een wettelijke verplichting, en daarmee heb je een grondslag om klantgegevens die je daarvoor nodig hebt te bewaren. Dat is geen vrijbrief voor alles: bewaar alleen wat je voor je administratie nodig hebt. Het zakelijke adres van een klant hoort daarbij, zijn privéadres of burgerservicenummer vrijwel nooit. Na afloop van de termijn horen die gegevens weg.
Veelgestelde vragen
Mag ik papieren bonnen weggooien als ik ze heb gescand?
Het uitgangspunt is bewaren in de originele vorm. Wil je alleen digitaal bewaren, zorg dan dat de scan volledig, leesbaar en controleerbaar is en dat de samenhang met je boekhouding blijft bestaan. Bij twijfel over specifieke stukken maak je hierover afspraken met de Belastingdienst.
Kan ik een kortere bewaartermijn afspreken?
Voor bepaalde gegevens kun je daarover afspraken maken met de Belastingdienst. Voor de basisgegevens geldt de volle termijn. Let op dat zo’n afspraak alleen voor de Belastingdienst geldt en niet automatisch voor andere overheden.
Geldt de bewaarplicht ook als ik stop met mijn bedrijf?
Ja. Uitschrijven bij de KVK beëindigt de bewaarplicht niet. Je bewaart de administratie de resterende termijn uit.
Waar begint de termijn bij een langlopend contract?
Pas nadat het contract is afgelopen. Zolang een gegeven actueel is, hoort het bij je lopende administratie en begint de bewaartermijn nog niet.
