Je vraagt een btw-nummer niet apart aan. Je schrijft je in bij de KVK, die geeft je gegevens door aan de Belastingdienst, en die beoordeelt of je ondernemer bent voor de btw. Is dat zo, dan krijg je vanzelf bericht met twee nummers. Het lastige zit niet in de aanvraag maar in het verschil tussen die twee.
Twee nummers, twee doelen
Je krijgt een btw-identificatienummer, kortweg btw-id, en een omzetbelastingnummer. Ze lijken op elkaar en ze zijn niet uitwisselbaar.
Het btw-id is je openbare nummer. Dat gebruik je richting klanten en leveranciers: op je facturen, op je briefpapier en, als je via je site producten of diensten verkoopt, ook op je website. Het begint met NL en bevat geen burgerservicenummer, juist omdat het openbaar is.
Het omzetbelastingnummer gebruik je alleen richting de Belastingdienst zelf, bijvoorbeeld bij je aangifte of als je belt. Bij een eenmanszaak zit je burgerservicenummer daar wél in verwerkt. Zet dit nummer dus nooit op een factuur en zoek er nooit mee in het Europese controlesysteem.
Dat onderscheid bestaat sinds de invoering van het aparte btw-id, en het is de reden dat oudere voorbeelden op internet nog nummers tonen die je tegenwoordig niet meer openbaar mag gebruiken.
Hoe je het krijgt
Schrijf je onderneming in bij de KVK. De KVK geeft je gegevens door aan de Belastingdienst, die daarna beoordeelt of je ondernemer bent voor de btw. Dat oordeel duurt volgens de Belastingdienst maximaal tien werkdagen, en daarna krijg je per post bericht over de belastingen waar je mee te maken krijgt, met je btw-id en je omzetbelastingnummer erbij.
Voor een bv of nv loopt het via de notaris die de inschrijving doet, maar het resultaat is hetzelfde: de nummers komen per post nadat de Belastingdienst een seintje heeft gekregen. Bij een vof of maatschap gaat het net als bij een eenmanszaak.
Ben je de brief kwijt of wil je niet wachten op de post, dan vind je beide nummers in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Inloggen doe je met DigiD of eHerkenning.
Zonder KVK-inschrijving
Dat kan vrijwel niet. De koppeling loopt via het Handelsregister, dus geen inschrijving betekent in de regel geen btw-nummer. De uitzondering is de ondernemer die in het buitenland is gevestigd en hier btw-plichtige activiteiten uitvoert: die meldt zich rechtstreeks bij de Belastingdienst aan.
Kom je jezelf tegen met de vraag of je je moet inschrijven, dan is dat een andere vraag dan deze. Verkoop je regelmatig en met winstoogmerk, dan ben je ondernemer, en dan hoort de inschrijving daarbij.
Waar je je btw-id verplicht moet vermelden
Op elke factuur aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon. Ontbreekt het, dan kan je klant de btw in principe niet aftrekken, en dan krijg je die factuur terug. Verkoop je via je website, dan moet het nummer ook daar staan.
De rest van wat er verplicht op een factuur hoort, staat in wat er op een factuur moet staan. Wil je het meteen goed doen zonder lijstjes af te vinken, gebruik dan de factuurgenerator: die controleert of alle verplichte gegevens erop staan.
Het nummer van je klant controleren
Doe je zaken met ondernemers in andere EU-landen, dan is het verstandig het btw-id van je klant te controleren in het VAT Information Exchange System van de Europese Commissie. Daar zie je of het nummer geldig is op het moment van de transactie. Dat is niet alleen netjes: bij een verlegde btw of een levering binnen de EU hangt de behandeling ervan af, en een ongeldig nummer komt bij een controle bij jou terug.
Zoek nooit met je omzetbelastingnummer in dat systeem. Dat nummer hoort daar niet en het bevat je burgerservicenummer.
En daarna
Met een btw-id ben je ook btw-aangifteplichtig. De Belastingdienst stelt je aangiftetijdvak vast en stuurt een aangiftebrief met de tijdvakken en de uiterste data. Hoe die cyclus werkt en waar het meestal misgaat, lees je bij btw-aangifte doen.
Verwacht je onder de omzetgrens te blijven, kijk dan of de kleineondernemersregeling iets voor je is. Je houdt je btw-id, maar je berekent geen btw meer en doet geen aangifte.
Praktisch: zet je nummers meteen goed in je administratie zodra de brieven binnen zijn, en houd ze uit elkaar. Een boekhoudprogramma vraagt bij het instellen om allebei, en verwisselen levert facturen op die je later moet corrigeren.
Veelgestelde vragen
Hoelang duurt het voordat ik mijn btw-nummer heb?
De Belastingdienst beoordeelt na je KVK-inschrijving of je ondernemer bent voor de btw en doet daar maximaal tien werkdagen over. Daarna krijg je de nummers per post. Wachten hoeft niet: in Mijn Belastingdienst Zakelijk staan ze zodra ze zijn toegekend.
Wat is het verschil tussen mijn btw-id en mijn omzetbelastingnummer?
Het btw-id is openbaar en gebruik je richting klanten en leveranciers. Het omzetbelastingnummer is voor contact met de Belastingdienst en bevat bij een eenmanszaak je burgerservicenummer. Zet dat laatste dus nooit op een factuur.
Kan ik een btw-nummer krijgen zonder KVK-inschrijving?
In de regel niet. De toekenning loopt via je inschrijving in het Handelsregister. Alleen wie in het buitenland is gevestigd en hier btw-plichtige activiteiten uitvoert, meldt zich rechtstreeks bij de Belastingdienst aan.
Is mijn KVK-nummer hetzelfde als mijn btw-nummer?
Nee. Het KVK-nummer krijg je van de Kamer van Koophandel bij inschrijving, het btw-id van de Belastingdienst daarna. Beide horen op je factuur.
Kan ik een tweede btw-id krijgen?
Dat kan bij de Belastingdienst, bijvoorbeeld als je binnen dezelfde onderneming activiteiten onder een andere code gaat doen of meerdere vestigingen hebt.
