Sommige diensten zijn vrijgesteld van btw. Je berekent dan geen btw aan je klant, maar je mag de btw op je eigen inkopen ook niet aftrekken. Dat tweede deel wordt het vaakst over het hoofd gezien, en het is precies de reden dat een vrijstelling niet automatisch gunstig is.
Een vrijstelling geldt voor de dienst, niet voor je beroep
Dit is de belangrijkste zin van dit artikel. De Belastingdienst publiceert een lijst met activiteiten en branches waarvoor een vrijstelling geldt, en die lijst gaat over wat je levert, niet over wat er op je visitekaartje staat.
Het bekendste voorbeeld is de journalist. Schrijft die journalistiek werk, dan kan dat vrijgesteld zijn. Schrijft dezelfde persoon commerciële teksten voor een bedrijfswebsite, dan is dat gewoon belast. In de zorg werkt het net zo: dezelfde zorgverlener kan vrijgestelde zorg leveren en daarnaast belaste trainingen geven.
Kijk dus niet of jouw beroep op de lijst staat, maar of de concrete dienst die je factureert eronder valt. Twijfel je, leg het dan voor aan de Belastingdienst voordat je factureert. Achteraf blijkt dat je ten onrechte geen btw hebt gerekend, betekent dat je die btw alsnog moet afdragen terwijl je hem niet bij je klant hebt geïnd.
Het verschil met het nultarief
Bij allebei staat er geen btw-bedrag op je factuur, en daar houdt de gelijkenis op. Bij het nultarief mag je de btw op je inkopen wel aftrekken als voorbelasting, bij een vrijstelling niet. Die btw wordt dan een kostenpost in je onderneming.
Gebruik dus nooit het nultarief omdat het handig lijkt terwijl je eigenlijk vrijgesteld bent. Het zijn twee verschillende behandelingen met verschillende gevolgen voor je aangifte en je aftrek. Wat de tarieven precies inhouden, staat bij de btw-calculator.
Het verschil met de kleineondernemersregeling
De kleineondernemersregeling is ook een vrijstelling, maar op een andere grond: die kijkt naar je omzet en niet naar wat je levert. Je meldt je er zelf voor aan, en de Belastingdienst houdt rekening met een verwerkingstijd van enkele weken. Tot je definitieve ingangsdatum bekend is, blijf je gewoon aangifte doen.
Val je onder een vrijstelling voor je activiteit, dan hoef je je nergens voor aan te melden: die geldt vanzelf. Lees over de omzetgrens en de voorwaarden bij de kleineondernemersregeling.
Wat het betekent voor je administratie
Heb je alleen vrijgestelde omzet, dan doe je in beginsel geen btw-aangifte. Krijg je toch een uitnodiging tot aangifte, dan moet je die wel indienen; negeren telt als verzuim.
Heb je zowel vrijgestelde als belaste omzet, en dat komt vaker voor dan mensen denken, dan doe je gewoon aangifte over het belaste deel. De vrijgestelde omzet houd je daarbuiten. Dat vraagt dat je die twee stromen in je administratie gescheiden houdt, anders is achteraf niet meer te zien welke inkoop bij welke omzet hoorde. Vrijwel elk boekhoudprogramma heeft daar een aparte code voor.
Vermeld op je factuur dat de dienst is vrijgesteld, en omschrijf duidelijk wat je hebt geleverd. Bij een controle is die omschrijving je onderbouwing. Zie wat er op een factuur moet staan voor de rest.
Waarom vrijstelling niet altijd gunstig is
Voor wie vooral aan particulieren levert, is het meestal voordelig: je dienst wordt goedkoper voor de klant en je bespaart de aangifte. Voor wie vooral aan ondernemers levert, is het effect kleiner, want die klant kon de btw toch al aftrekken.
De keerzijde weegt zwaarder naarmate je meer inkoopt. Investeer je in apparatuur, software of een adviseur, dan blijft die btw bij een vrijstelling volledig aan je hangen. Reken dat door voordat je blij bent met een vrijstelling, en neem het mee in de berekening van je uurtarief.
Veelgestelde vragen
Moet ik een btw-vrijstelling aanvragen?
Voor een vrijstelling die aan je activiteit hangt niet: die geldt vanzelf als je aan de voorwaarden voldoet. Voor de kleineondernemersregeling wel, die vraag je aan via Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Krijg ik nog een btw-id als ik vrijgesteld ben?
Dat hangt ervan af of je voor de btw als ondernemer wordt gezien. De Belastingdienst beoordeelt dat na je inschrijving bij de KVK. Lees hoe dat loopt bij btw-id aanvragen.
Mag ik de btw op mijn laptop aftrekken als ik vrijgesteld ben?
Voor het deel dat je voor vrijgestelde prestaties gebruikt niet. Gebruik je hem voor zowel vrijgesteld als belast werk, dan mag je alleen het belaste deel aftrekken, met een onderbouwing die je later kunt uitleggen.
Wat als ik ten onrechte geen btw heb gerekend?
Dan moet je die btw alsnog afdragen, ook als je hem niet bij je klant hebt geïnd. Corrigeren doe je met een suppletie, zie suppletie indienen.
