Btw-aangifte doen is optellen en aftrekken: de btw die je aan klanten hebt berekend, min de btw die je zelf hebt betaald over zakelijke inkopen. Het verschil betaal je, of krijg je terug. Het lastige zit niet in de rekensom maar in de deadline en in de gewoonte om het geld apart te houden.
Wat je in de aangifte invult
Je geeft twee dingen op. Ten eerste de btw die je in het tijdvak aan je klanten hebt berekend, verdeeld naar tarief. Ten tweede de btw die je zelf hebt betaald over je zakelijke inkopen en kosten, de voorbelasting. Je krijgt geen aanslag: je rekent zelf uit wat eruit komt en maakt dat bedrag zelf over.
Blijft er een bedrag over dat je moet betalen, dan is dat geld dat nooit van jou was. Je hebt het namens de Belastingdienst geïnd bij je klant. Komt er een negatief bedrag uit, bijvoorbeeld omdat je flink hebt geïnvesteerd of veel met het nultarief werkt, dan krijg je het verschil terug.
Moet je een bedrag omrekenen van inclusief naar exclusief, of andersom, gebruik dan de btw-calculator.
Welk tijdvak geldt voor jou
Aangifte doe je per maand, per kwartaal of per jaar. Voor de meeste zzp’ers is het per kwartaal. Je kiest dat niet zelf: de Belastingdienst stelt je tijdvak vast en laat dat weten in de aangiftebrief die je aan het begin van het jaar krijgt. In die brief staan alle tijdvakken, de uiterste data en de betalingskenmerken. In Mijn Belastingdienst Zakelijk staat dezelfde informatie.
Een ander tijdvak aanvragen kan. Maandaangifte is aantrekkelijk als je structureel geld terugkrijgt, want dan wacht je korter op je geld. Jaaraangifte scheelt werk, maar dan komt de hele afdracht in een keer, en dat vraagt discipline in het jaar ervoor.
Let op: als je aangifte of betaling herhaaldelijk te laat is, kan de Belastingdienst je verplichten om voortaan per maand aangifte te doen. Dat is geen boete, maar het is wel vier keer zoveel werk.
Wanneer het binnen moet zijn
Doe je aangifte per kwartaal of per maand, dan moet de aangifte uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op dat tijdvak binnen zijn. Doe je aangifte per jaar, dan geldt vóór 1 april van het volgende jaar.
De belangrijkste zin van dit artikel: aangifte doen en betalen zijn twee losse handelingen met dezelfde deadline. Wie netjes op tijd indient maar het bedrag pas de week erna overmaakt, is alsnog te laat. Als datum geldt het moment waarop het bij de Belastingdienst binnen is, niet het moment waarop jij op verzenden drukt.
Wat er gebeurt als je te laat bent
Dien je niet in, dan krijg je een naheffingsaanslag met een schatting van wat je zou moeten betalen, plus een boete. Die schatting valt zelden in je voordeel uit, en hem later rechtzetten kost meer tijd dan de aangifte zelf zou hebben gekost.
Ook als je in een tijdvak niets hebt omgezet, moet je aangifte doen. Een aangifte met alleen nullen erin is nog steeds een aangifte, en het niet indienen ervan telt gewoon als verzuim. De actuele boetebedragen staan bij de Belastingdienst; wij nemen die hier niet over omdat ze vaker wijzigen dan dit artikel.
Vier fouten die het vaakst voorkomen
De btw is al uitgegeven. Dit is verreweg de grootste. Het geld staat een paar maanden op je rekening en voelt als omzet. Zet het btw-deel apart zodra een factuur binnenkomt, op een aparte rekening of in een aparte pot. Vanuit een achtergrond in de bancaire sector is dat ook precies de reden dat veel zakelijke rekeningen meerdere subrekeningen aanbieden.
Voorbelasting aftrekken zonder geldige factuur. Je mag de btw op een inkoop alleen aftrekken als de factuur aan de eisen voldoet. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan heb je in principe geen recht op aftrek. Zie wat er op een factuur moet staan, en gebruik voor je eigen facturen de factuurgenerator.
De correctie voor privégebruik van de auto vergeten. Rijd je zakelijk en privé in dezelfde auto, dan hoort er in je laatste aangifte van het jaar een btw-correctie bij. Dat is een eenmalige handeling per jaar en precies daarom wordt hij vergeten. Reken hem uit met de rekentool voor privégebruik auto.
Privé-uitgaven meenemen. Alleen btw over zakelijke kosten is aftrekbaar. Bij gemengd gebruik, zoals een telefoon of een auto die je ook privé gebruikt, mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Dat vraagt om een onderbouwing die je later nog kunt uitleggen.
Te laat ontdekken dat er een fout in zit. Dat is geen ramp, maar je moet het wel corrigeren. Dat doe je met een suppletie, en niet door het stiekem in de volgende aangifte te verwerken. Lees hoe dat werkt bij suppletie indienen.
De gevallen die net anders lopen
Werk je voor een klant in het buitenland, belast je reiskosten door of voer je goederen in, dan gelden er eigen regels en eigen rubrieken in de aangifte. Die staan bij btw in bijzondere gevallen. Ben je vrijgesteld voor een deel van je diensten, kijk dan bij btw-vrijstelling hoe je die omzet uit je aangifte houdt.
Hoe je het jezelf makkelijker maakt
Zet de deadline in je agenda op een vaste dag, ruim vóór het einde van de maand. Verzamel je inkoopfacturen door het kwartaal heen in plaats van op de laatste avond, want een bon die je niet meer terugvindt is aftrek die je misloopt.
Doe je meer dan een handvol facturen per kwartaal, dan verdient boekhoudsoftware zich hier snel terug. Vrijwel elk pakket houdt de btw per tijdvak bij en zet de bedragen klaar; een deel kan de aangifte rechtstreeks doorsturen naar de Belastingdienst. Of dat de moeite waard is, hangt af van je aantallen: dat vergelijk je het beste af tegen zelf doen of uitbesteden.
Blijf je onder de omzetgrens en heb je weinig zakelijke inkopen, kijk dan of de kleineondernemersregeling iets voor je is. Dan doe je helemaal geen btw-aangifte meer, maar mag je ook niets meer aftrekken.
Veelgestelde vragen
Moet ik aangifte doen als ik niets heb omgezet?
Ja. Ook een aangifte waarin alles op nul staat moet worden ingediend. Sla je hem over, dan geldt dat als een verzuim, ook al had je niets te betalen.
Wanneer moet mijn kwartaalaangifte binnen zijn?
Uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal. De aangifte én de betaling moeten dan binnen zijn. In je aangiftebrief en in Mijn Belastingdienst Zakelijk staan de precieze data voor jouw tijdvakken.
Kan ik uitstel krijgen voor de btw-aangifte?
Niet zoals bij de inkomstenbelasting. Uitstel is alleen mogelijk bij een calamiteit. Kun je het bedrag niet betalen, vraag dan een betalingsregeling aan en dien de aangifte gewoon op tijd in: dat zijn twee verschillende problemen.
Ik heb een fout gemaakt in een eerdere aangifte. Wat nu?
Corrigeren met een suppletie. Verwerk het niet in de volgende aangifte, want dan klopt geen van beide tijdvakken meer met je administratie.
Krijg ik de btw op mijn investeringen meteen terug?
Je verwerkt de voorbelasting in de aangifte over het tijdvak waarin je de factuur hebt ontvangen. Komt er een negatief bedrag uit, dan betaalt de Belastingdienst dat terug. Wie veel investeert of veel met het nultarief werkt, kiest daarom soms bewust voor maandaangifte.
