De gewone btw-berekening is optellen en aftrekken. Het wordt pas ingewikkeld bij een klant in het buitenland, bij kosten die je doorbelast, bij invoer, en bij de vraag hoelang je de btw voorschiet. Dit artikel behandelt die vier gevallen.
Een klant in een ander EU-land
Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land die zelf btw-aangifte doet, dan verlegt de btw meestal naar die klant. Jij zet geen btw op de factuur, maar wel de vermelding dat de btw is verlegd én het btw-identificatienummer van je klant.
Controleer dat nummer voordat je factureert, in het Europese controlesysteem van de Europese Commissie. Blijkt het ongeldig, dan is de verlegging niet terecht en komt de btw bij een controle alsnog bij jou terecht. Hoe verleggen precies werkt, staat bij btw verleggen.
Lever je aan een particulier in een ander EU-land, dan werkt het anders. Er kan juist wel Nederlandse of buitenlandse btw verschuldigd zijn, afhankelijk van wat je levert en van je omzet in dat land. Leg dat voor aan je boekhouder in plaats van het zelf in te schatten.
Een klant buiten de EU
Bij levering aan een afnemer buiten de EU geldt in veel gevallen het nultarief. Je berekent dan geen btw, maar je houdt wel recht op aftrek van je eigen voorbelasting. Dat is het belangrijke verschil met een vrijstelling, waar dat recht juist vervalt.
Bewaar je uitvoerbewijs. Zonder onderbouwing dat de goederen of diensten daadwerkelijk buiten de EU zijn geleverd, houdt het nultarief bij een controle geen stand.
Invoer: btw en invoerrechten zijn niet hetzelfde
Koop je in buiten de EU, dan betaal je bij invoer twee dingen die vaak op één hoop belanden. Invoerrechten zijn een douaneheffing die afhangt van het soort product en het land van herkomst. Invoer-btw is gewoon btw, en die bereken je over de waarde van de zending inclusief die invoerrechten en de vervoerskosten.
Dat betekent dat de invoerrechten in de grondslag van de btw zitten, en niet andersom. Wie eerst de btw over de goederenwaarde berekent en de invoerrechten er los bij optelt, komt te laag uit.
De invoer-btw mag je als ondernemer in beginsel weer aftrekken als voorbelasting. De invoerrechten niet: dat zijn kosten.
Reiskosten en andere doorbelaste kosten
Belast je reiskosten, materiaal of parkeergeld door aan je klant, dan hoort daar btw over. De hoofdregel is dat een doorbelaste kostenpost het tarief volgt van de dienst waar hij bij hoort, en niet het tarief dat op de bon stond. Dus: reken je jouw uren tegen het algemene tarief, dan gaan de doorbelaste kilometers ook tegen dat tarief mee, ook al zat er op de tankbon een ander bedrag.
Reken over het bedrag exclusief btw dat je zelf hebt betaald, anders bereken je btw over btw. Kwam er op de inkoopbon btw voor die je hebt afgetrokken, dan is het bedrag exclusief btw je basis. Reken het door met de btw-calculator.
De uitzondering is de doorlopende post: een bedrag dat je op naam van je klant hebt voorgeschoten, met de factuur op zijn naam. Dat loopt buiten je omzet om en daar reken je geen btw over. Twijfel je of het een doorlopende post is, dan is het dat meestal niet.
Wat voorfinanciering je kost
Dit is het geval dat het minst met rekenen en het meest met liquiditeit te maken heeft. Je draagt de btw over een factuur af in het tijdvak waarin je hem hebt uitgereikt, ook als je klant nog niet heeft betaald. Bij een lange betaaltermijn schiet je die btw dus voor.
Bij een kwartaalaangifte kan dat oplopen: een factuur aan het begin van een kwartaal met een lange betaaltermijn betekent dat je de btw afdraagt voordat het geld binnen is. Dat is geen kostenpost maar wel een gat in je werkkapitaal, en het is precies waar starters in hun tweede jaar tegenaan lopen.
Wat helpt: kortere betaaltermijnen afspreken, zie de betalingstermijn op je factuur, en het btw-deel apart zetten zodra een factuur wordt betaald in plaats van pas bij de aangifte. Een aparte spaarrekening naast je zakelijke rekening is daarvoor genoeg.
Blijft een factuur onbetaald, dan kun je de afgedragen btw terugvragen zodra vaststaat dat je niet meer betaald krijgt. Dat gaat via je aangifte of via een suppletie, zie suppletie indienen.
Wat je af te dragen btw eigenlijk is
De btw die je in een tijdvak moet betalen is de btw die je aan klanten hebt berekend, min de voorbelasting op je zakelijke inkopen. Meer is het niet. De verwarring ontstaat doordat bijzondere gevallen zoals verlegging, nultarief en invoer elk in een eigen rubriek van de aangifte staan.
Loop bij je aangifte daarom niet je bankrekening af maar je facturen, en houd de bijzondere gevallen apart in je administratie. Zie btw-aangifte doen voor de volledige cyclus en de deadlines. Heb je regelmatig met buitenland of invoer te maken, gebruik dan een boekhoudprogramma: die rubrieken met de hand bijhouden is precies waar fouten ontstaan.
Veelgestelde vragen
Moet ik btw berekenen over doorbelaste reiskosten?
Ja, en meestal tegen het tarief van de dienst waar ze bij horen, niet tegen het tarief dat op de bon stond. Alleen een echte doorlopende post, met de factuur op naam van je klant, blijft erbuiten.
Bereken ik btw aan een klant in Duitsland of België?
Bij een ondernemer met een geldig btw-identificatienummer verlegt de btw meestal naar die klant. Bij een particulier ligt het anders en hangt het af van wat je levert. Controleer het nummer altijd voordat je factureert.
Waarover bereken ik de invoer-btw?
Over de waarde van de zending inclusief de invoerrechten en de vervoerskosten. De invoerrechten zitten dus in de grondslag. De invoer-btw is aftrekbaar als voorbelasting, de invoerrechten niet.
Moet ik btw afdragen over een factuur die nog niet betaald is?
Ja, in het tijdvak waarin je de factuur hebt uitgereikt. Blijft hij definitief onbetaald, dan kun je die btw terugvragen.
